1、所有办公类的文件文档在命名时要写明日期，如果版本更改的话也要保存日期另存，这样我们就可以很方便的找到某个时间段内各个版本的文档了，当然等一项工作完成后需要对所有的文档进行整理。
2、Excel表格中自己另起一列写序号，而不是用自带的行列序号，这样方便打印，开会的时候可以让别人迅速找到所在的位置，如果只需用电子版本的话则无需这样做，但是要记得善用冻结窗口。
3、给别人发邮件的时候最好把PPT或WORD文档存为PDF格式再发送，避免可能会因为终端不同导致排版和字体的变化，同时也可以保护自己的内容不会被别人挪用、修改。
4、对于长篇文档一定要记得写页码，这样打印出来装订才不会乱掉，如果有需要可以在页眉加上该文档的内容，方便阅读。
