发文字号由发文机关的收发文责任部门负责统一编排。发文字号中的机关代字由发文机关自行拟定（有直接主管上级机关的须经上级主管机关同意），为保持发文权威性和保证法律严肃性，一般的应固定使用，避免频繁更改。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关（企事业单位）名称代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门或归口方向的代字。
发文字号根据发文的行文方向不同，其排布位置有所变化。
一般的发文字号位于发文机关标识（即文件首页页眉处发文单位名称，一般用正红色的较大字体标识，故俗称“红头”）下空2行，用3号仿宋体字，在平行文和下行文中居中排布、在上行文中居左排布（签发责任人签字居右）。
在发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的正红色反线，发文字号即位于发文机关标识和红色反线之间，靠近红色反线但不重合，党的机关发文在红色反线中间置有一实心五角星标识，颜色与发文机关标识和红色反线保持一致。
