1、一、会议预订1. 如果公司没有单独的大型会议室，我们就需要先从各酒店预订会场，最好是离公司最近，也方坎睾牢慨便吃住的商圈开始寻找会场，并做好预订。2. 会议预订确定内容事项1）会议时间、会议地点、公司名称、会务组联系人、会议人数、场地租金、免费项目、收费项目、结帐方式、其他要求。2）会场布置形式：课桌式、剧院式、U字形、T字形、回字形、鸡尾酒字形、口字型等。3）会议用品基础配置：大便签纸、铅笔（刀笔）、话筒、移动白板套装、投影仪、幕布、会议台，会场指示牌。（如无特殊说明，不得使用KTV系统）4）会议收费项目：茶歇（红茶、咖啡、绿茶、矿泉水），横幅制作。3. 完成会议预定流程后，一般需要提前两天下会议通知书给各参会人员，抄送给公司上级。
3、三、会议开始前检查1. 会前检查一般由承办酒店带领会务组组成检查小组负责2. 会前检查要求：桌椅是否符合标准、纸笔水摆放是否符合标准、整体无垃圾、无污渍，台面干净、整洁。3. 会议设备检查要求：提前半个小时确保会议区域照明全部正常使用；夏季空调保证在25度、冬季保证在28度；会议室音响、话筒、投影等设备确保运行正常。4. 复审会议通知单上的内容，会务组及时与酒店方跟进。
5、五、账务结算1、一般会务组都会有一个财务人员负责会议筹备组织的财务支出和收入。2、结算时记得根据公司的要求开具发票（增值税普票和专票）。3、账务结清后回到公司要整理下这次会议成功召开的报告以备向上级汇报。
