1、把错误原因，经过整理后写在记事本上，最好把要说的道歉的话也写在记事本上，避免电话道歉时由于紧张而造成思混乱。由于要给日本客户打电话，事前也要把道歉所用到的道歉语言准备好，避免出错。
2、找个安静的环境后安稳自己的情绪，然后给日本客户打电话道歉说明。
注意：道歉时要态度诚恳，先从结果解释说明，然后再说明一下事发原因，最后说为了防止再犯所做出的对策。
电话道歉例子：
自己：いつもお世話になっております。○○会社の○○と申します。
いま、お時間よろしいでしょうか？
客户：はい、いいですよ。
自分：○○の件、お電話で恐縮ですが、とにかくお詫びを申し上げたくご連絡いたしました。このたびは、わたくしのミスで大変なご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。（道歉语言）わざわざお越しくださったのに、スムーズなご案内ができずご不快な思いをさせてしまい大変失礼いたしました。（考虑客户心情，让客户心情舒服的语言）わたくしがお電話でご予約を承った際に、データの入力にミスがございました。（说明错误原因）今後は二人体制でデータチェックを行うように改善し、二度とこのようなことが起こらないよう対応いたします。これからもどうぞよろしくお願いいたします。（防止再发的对策）
客户：次から気をつけてくださいね
自分：はい。このたびは、わたくしの不手際で大変ご迷惑をおかけしまして申し訳ございませんでした。貴重なご意見、ありがとうございました。（お詫びと感謝の言葉）
3、电话道歉后，再追加一封道歉的邮件。
