1、 首先，电话铃声响3声之内接起来，不管你手头上有多少工作没有忙完，接电话是第一要务，放下手里的一切工作。
2、 其次，办公的时候纸和笔是必须品，桌面要准备的就是纸张和笔，接预订肯定会涉及客人需求，这就需要记录下来，不管你记忆力多么惊人，当时用笔写下的东西肯定比你凭空记忆来的靠谱。
3、 接着，电话接起，要快一步在客人开口之前礼貌的打招呼。需要注意的是先问候，再自报家门，最后询问客人需求。比如“下午好，这里是XXX酒店客房预订部，请问有什么可以帮您”，五星级酒店或者国际型的酒店都要求中英文报称，那么都有固定的统一的开头语。
4、 客人报过需求之后，预订员不仅要根据客人的需要回答，最重要的是掌握预订的主动话语权，那么整个电话预订时间就能把握好，一般要求3分钟。比如：客人说我想要预订房间，预订员可以说：好的，酒店有XXX房型和XXX房型，请问您需要哪种？或者先问是几位入住，根据客人入住人数和客人的需要推荐房型。
5、 中间不能出现“额、恩、啊”等语气顿词，这样会给客人造成对酒店产品不熟练的印象，对你整个预订没有任何帮助。预订过程需要知道客人的姓名跟电话，要通过委婉的方式让客人给你。多用”您，阁下，感谢，可以吗“之类的礼貌用语，最好能带姓称呼。
6、 最后，结束了预订，需要有结束语，例如”期待您的光临“之类的。关键是挂电话，先等客人挂上电话，再按掉通话键，最后轻轻的放下话筒。
