1、良好的文字处理能力：这是作为文员的基础，也是保证自己工作方向的基础，如果你具备很好的文字处理能力，能让主管省事或另眼相看，也是提升自己能力和地位的一大法宝。这里的学问很深，自己最好备一本办公文书写作大全之类的书。
2、优秀的计算机操作能力：现在是互联网的时代，不懂电脑的人生存空间会越来越小，如果你想成为一个优秀的文员，就应该学会独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、PowerPoint、Outlook等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧，对WPS有一定的认识。
3、熟练掌握办公设备：作为文员经常需要打印一些文件，如果能熟练运用各类办公自动化设备，例如打印机、复印机、传真机、扫描仪、刻录机，并且对以上机器具有简单维修技能，那一定是领导的掌中宝。
4、良好的沟通能力：沟通能力对于每个人都很重要，对于文员尤其重要，文员作为基层员工，一定要正确领会领导的意思，一件事不可能让上级主管给你交代了又交代，较强的保密意识也就是责任心。同时，作为文员，接听电话时间也多，作为公司与外界电话联系的第一人，可见良好的沟通能力十分重要。
5、其他能力：例如英语口语能力，像是某些外企公司可能会跟一些外籍客户打交道，如果你会英语的话，能够跟客户沟通交流并且取得成功的话，一定会令主管另眼相看，同时可以提升自己的地位。
