1、清楚地述会议的目标，在日事清中做好记录。
2、准备与分配会议议程与主题。
3、确定与会者名单（尤其是团队以外的成员），详细名单安排通过日事清分享给会务组工作人员。
4、确定了会议的目的、时间、地点，利用日事清共享，通知并再次提醒与会者，使其明晓会议的目的、时间、地点。
5、建立或确认开会时共识或守则。例如：会议准时开始，不准任何人迟到，别人在说话时不能打忿以及与会前需作准备等。日事清做好工作备忘，及时提醒，提前参会，做好准备工作。
6、确实使议题都被处理，处理的方式是作成决议，延到下次再议或取消该议题。
7、记录重要的观点或决定，按照日事清中制定的工作分配计划，安排成员所被分派的任务。
8、记录非议程中所列项目以便下次讨论。
9、记录会议使用的时间、讨论的主题、完成的项目、作成的决定、与会者的姓名。通过日事清做好记录和工作分享。
