1、做好日常工作记录。无论是个人还是代表单位写总结，都需要有事实材料。工作总结不允许胡编乱造，必须有一说一，有二说二。这就需要平时做生活的有心人，及时把本人或单位所做工作做记录整理，为后期写总结做材料准备。
2、把记录的材料做归类整理。如果所做工作繁多，整理时应弄清哪些是重点工作，哪些是特别值得自豪的成绩，这些都需要在写总结时凸显出来。对于一般性工作，可视篇幅情况，或一笔带过，或忽略不写。
3、拟写写作思路。比如，学校（单位）工作总结，大体思路是“总”——”分“——”总“的结构。
4、”总“：总写部分好似一顶帽子，一般写一年来学校（单位）的总体成绩。这一部分不易冗繁，要简明扼要。
5、”分“：写具体工作。这部分是主体，需要概括罗列一段时间以来的重点工作，并对工作的意义作简要议论。
6、”总“：概括归纳经验（成绩）和教训（不足），并提出下一步主要工作思路和打算。
