1、年会主席台布置
1、使用年会主题喷绘背景(长8米，宽4米)
2.、年会座次安排
（1）年会使用而字型会议方式，设有主席台，主席台为签约台，发言席。
（2）第一排由两家公司董事长，总经理居中，其他领导按职务高低先左后右向两边顺排。
（3）年会其他人员跟着第一排依次排序。
3、年会桌面：桌面上摆放台前，会议文件，纸，笔，矿泉水，水果，签约台设合同两份，签字笔两支。
2、年会场地布置
1、会标：将主题板设主席台后面。
2、花卉：发言席上摆上鲜花，签约席跟第一排摆上鲜花。
3、光线：白天开会，光线太强可关上窗帘。
4、室温：控制适度的室温跟湿度。
3、确定年会所需设备和工具
年会文具、台签、文件袋、纸笔、鲜花、笔记本、摄影机、麦克风、音响、会标。
4、确定年会文件范围
年会欢迎词、年会议程、年会日程和其他年会相关文件。
5、年会文件的准备
1、按与会人员数量准备，文件袋上标明“会议文件”在与会人员报道是发给与会者。
2、年会证件的制作：系带式卡片，设嘉宾证，记者证，工作证。
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